Ein 8-Stunden-Arbeitstag kommt einem manchmal gar nicht so lang vor, ein anderes Mal wieder sehr lange, weil die Zeit einfach nicht rumgehen möchte. Eine Rolle hierbei spielt sicherlich auch die Motivation, also mit was für einem Wille man an die Arbeit geht. Außerdem gibt es zahlreiche Zeitfallen, die einem zu schaffen machen können. Wie gegen alles andere gibt es natürlich Tipps und Tricks, wie man sehr viel effektiver arbeiten kann. Hierzu gehört es einen Plan zu erstellen, wann man welche Tätigkeiten machen möchte. Mit der Genauigkeit auf die Minute genau sollte man es jedoch nicht übertreiben, sonst schafft man Panik. Die Zeiträume am besten halb- oder viertelstundenweise eingrenzen. Wichtig ist auch, dass man sich darüber im Klaren wird, was wichtig ist und was eher unwichtig ist an Aufgaben, die erledigt werden müssen. Denn nicht so wichtige Aufgaben können auch auf den nächsten Arbeitstag verschoben werden.

Dringlichkeit und Differenzierung

Die Aufgaben daher nach Dringlichkeit bearbeiten. Für Berufseinsteiger ist diese Differenzierung natürlich ein wenig schwierig. Aus diesem Grund sollten diese möglichst über die Setzung der Prioritäten mit den Vorgesetzten sprechen. Ansonsten verzettelt man sich trotzdem wieder in Kleinkram, der zwangsläufig auch auf dem Tisch landet. Gut organisiert bekommt man aber die Hauptaufgabe und die weniger wichtigen Dinge gut hin. Den Kleinkram kann man natürlich auch zuerst abarbeiten. In der heutigen digitalen Welt machen viele Arbeitnehmer den Fehler, dass sie viel zu häufig in ihre Emailaccounts schauen, ob denn wieder etwas Neues da ist. Wenn dies wichtig ist, dann sollte der Blick in den Emailaccount zwischen dem Abarbeiten von Aufgaben geschehen. Der Absender muss eine angemessene Reaktionszeit auf empfangene Mitteilungen akzeptieren. Verzichten sollte man auf Zusagen im Bezug auf die Zeit, die man benötigt, um eine Aufgabe zu erfüllen.

Aufgabenblöcke stellen

Auch die Vorgesetzten sollten hier konservativer reagieren. Hauptsache die Arbeit, die verrichtet wird, ist auch richtig. Zeitaufwändig sind häufig Meetings, die auch mal etwas länger dauern könnten. Damit die Arbeitnehmer effektiver arbeiten können und auch pünktlich nach Hause können, sollte das Meeting nicht länger dauern als über die normale Arbeitszeit hinaus. In Sachen Effektivität kann aber auch der Arbeitgeber sehr viel tun. Er kann die Aufgaben für die Mitarbeiter zum Beispiel so zusammenstellen, dass sinnvolle Aufgabenblöcke gebildet werden. Da eine Email schreiben, dann ein Telefon und anschließend an den eigentlichen Aufgabenbereich zurück ist eher etwas für eine Allroundkraft, nicht aber für einen Sachbearbeiter. Die Möglichkeit zur Weiterbildung sollte dem Arbeitnehmer auch gegeben werden. Auch dies ist Motivation.